Data Retention Policy

1. Premessa

La presente Data Retention Policy descrive le modalità e i tempi di conservazione dei dati personali raccolti e trattati da SpsProject attraverso il sito web lintea.app e la piattaforma applicativa panel.lintea.app.

Questa policy è parte integrante dell’informativa sulla privacy e dei termini di servizio di Lintea. SpsProject si impegna a conservare i dati personali solo per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), in particolare al principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e).

2. Titolare del Trattamento

SpsProject
Via Edison 22 — 37014 Castelnuovo del Garda (VR)
Email: info@spsproject.net
Sito web: www.spsproject.net
Piattaforma: lintea.app

3. Principi di Conservazione

SpsProject applica i seguenti principi nella conservazione dei dati:

Minimizzazione: vengono conservati solo i dati strettamente necessari alle finalità dichiarate
Limitazione temporale: ogni tipologia di dato ha un periodo di conservazione definito e documentato
Cancellazione sistematica: al termine del periodo di conservazione, i dati vengono eliminati in modo sicuro e irreversibile tramite procedure automatizzate
Revisione periodica: i periodi di conservazione sono rivisti almeno annualmente per garantirne l’adeguatezza

4. Periodi di Conservazione per Tipologia di Dato

4.1 Dati delle conversazioni chat (panel.lintea.app)

Le conversazioni tra gli utenti finali e l’assistente AI di Lintea, gestite tramite la piattaforma panel.lintea.app, sono conservate per un periodo massimo di 60 giorni dalla data di creazione.

Questo periodo include:

Il contenuto testuale delle conversazioni (messaggi inviati e ricevuti)
I metadati associati (data, ora, canale di comunicazione, identificativo sessione)
Le informazioni sulle prenotazioni gestite durante la conversazione
Eventuali dati personali comunicati dall’utente durante la chat (nome, telefono, email)

Trascorsi i 60 giorni, le conversazioni vengono eliminate automaticamente e in modo irreversibile dai sistemi di Lintea. Nessun backup delle conversazioni viene mantenuto oltre tale periodo.

4.2 Dati degli account utente (clienti della piattaforma)

I dati degli account dei clienti che utilizzano la piattaforma Lintea sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per ulteriori 12 mesi dalla cessazione del contratto, al fine di consentire eventuali riattivazioni e per obblighi di legge.

I dati dell’account includono:

Dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, email, telefono)
Dati dell’attività commerciale (ragione sociale, P.IVA, indirizzo)
Credenziali di accesso (password conservate in forma crittografata)
Configurazioni della piattaforma (orari, servizi, operatori)

4.3 Dati delle prenotazioni

I dati relativi alle prenotazioni gestite tramite Lintea sono conservati per un periodo minimo di 24 mesi dalla data della prenotazione. Il cliente titolare dell’attività può scegliere di estendere questo periodo in base alle proprie esigenze operative e gestionali, configurando la durata di conservazione desiderata direttamente dalla dashboard di Lintea. Il periodo minimo di 24 mesi è necessario per:

Consentire la consultazione dello storico appuntamenti
Generare statistiche e analytics aggregate
Gestire eventuali contestazioni o reclami
Adempiere a obblighi fiscali e contabili

I dati delle prenotazioni comprendono: nome del cliente, recapiti forniti, data e ora dell’appuntamento, servizio richiesto, operatore assegnato e stato della prenotazione.

4.4 Dati di navigazione e log tecnici

I log del server web e i dati di navigazione sul sito lintea.app sono conservati per un massimo di 90 giorni. Questi dati includono:

Indirizzo IP
Tipo di browser e sistema operativo
Pagine visitate e timestamp di accesso
URL di provenienza (referrer)
Codici di risposta HTTP e dimensione delle risposte

Tali dati sono utilizzati esclusivamente per finalità di sicurezza, diagnostica e analisi statistica aggregata.

4.5 Cookie e dati di tracciamento

I periodi di conservazione dei cookie sono dettagliati nella nostra Cookie Policy. In sintesi:

Cookie tecnici: durata della sessione di navigazione
Cookie di preferenza: massimo 12 mesi
Cookie analitici: massimo 26 mesi (se presenti)

4.6 Dati di fatturazione e contabili

I dati relativi a fatture, pagamenti e documenti contabili sono conservati per 10 anni dalla data di emissione, come previsto dall’art. 2220 del Codice Civile e dalla normativa fiscale italiana vigente (D.P.R. 600/1973 e D.P.R. 633/1972).

4.7 Dati delle comunicazioni email e richieste di contatto

Le email ricevute tramite il modulo di contatto del sito e le comunicazioni commerciali sono conservate per 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo che il rapporto si trasformi in un contratto attivo (in tal caso si applicano i termini previsti per i dati account).

4.8 Dati di integrazione WhatsApp

I messaggi scambiati tramite l’integrazione WhatsApp Business seguono le stesse regole delle conversazioni chat: conservazione massima di 60 giorni. I dati sono soggetti anche alle policy di conservazione di Meta/WhatsApp Business Platform, consultabili sul sito ufficiale di Meta.

5. Tabella Riepilogativa

Tipologia di dato	Periodo di conservazione	Base giuridica
Conversazioni chat	60 giorni	Legittimo interesse / Esecuzione contratto
Messaggi WhatsApp	60 giorni	Legittimo interesse / Esecuzione contratto
Log server e navigazione	90 giorni	Legittimo interesse (sicurezza)
Cookie di preferenza	12 mesi	Consenso
Dati account cliente	Durata contratto + 12 mesi	Esecuzione contratto
Dati prenotazioni	Minimo 24 mesi (estendibile dal cliente)	Esecuzione contratto / Legittimo interesse
Comunicazioni email	24 mesi dall’ultimo contatto	Legittimo interesse
Cookie analitici	26 mesi	Consenso
Dati fatturazione	10 anni	Obbligo legale

6. Procedura di Eliminazione dei Dati

Al termine del periodo di conservazione previsto, i dati vengono eliminati attraverso le seguenti procedure:

Dati digitali (chat, log, sessioni): cancellazione automatica tramite procedure programmate (cron job) che rimuovono i record dal database e dai sistemi di storage
Dati su backup: i backup contenenti dati scaduti vengono sovrascritti secondo il ciclo di rotazione dei backup (massimo 30 giorni aggiuntivi rispetto al periodo di conservazione)
Dati contabili: conservati in formato digitale sicuro per il periodo previsto dalla legge, quindi eliminati in modo irreversibile

L’eliminazione è irreversibile e non consente il recupero dei dati una volta completata.

7. Misure di Sicurezza durante la Conservazione

Durante l’intero periodo di conservazione, i dati personali sono protetti da misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

Crittografia dei dati in transito (TLS/SSL) e a riposo
Controllo degli accessi basato su ruoli e principio del minimo privilegio
Monitoraggio e logging degli accessi ai dati personali
Backup regolari con crittografia
Hosting su infrastruttura conforme agli standard di sicurezza europei

8. Diritti dell’Interessato

In relazione ai dati conservati, l’utente può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti previsti dal GDPR:

Diritto di accesso (art. 15): ottenere conferma dell’esistenza dei propri dati e riceverne copia
Diritto di rettifica (art. 16): richiedere la correzione di dati inesatti
Diritto alla cancellazione (art. 17): richiedere l’eliminazione dei propri dati prima della scadenza del periodo di conservazione, salvo obblighi legali contrari
Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18): richiedere la sospensione del trattamento in determinate circostanze
Diritto alla portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico
Diritto di opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato su legittimo interesse

Per esercitare i propri diritti, è sufficiente inviare una richiesta a info@spsproject.net specificando il diritto che si intende esercitare. SpsProject risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.

L’utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Conservazione dei Dati presso Terze Parti

Alcuni dati possono essere conservati presso fornitori terzi che operano come Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. In tali casi, SpsProject garantisce che:

Sono stipulati accordi di trattamento dati (DPA) con ciascun fornitore
I fornitori applicano misure di sicurezza adeguate
I dati sono conservati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) o, in caso di trasferimento extra-SEE, sono applicate garanzie adeguate ai sensi degli artt. 46-49 GDPR
I periodi di conservazione dei fornitori terzi sono allineati a quelli definiti nella presente policy

10. Anonimizzazione e Dati Aggregati

Al termine del periodo di conservazione, alcuni dati possono essere anonimizzati e conservati in forma aggregata per finalità statistiche. I dati anonimizzati non consentono in alcun modo l’identificazione dell’interessato e non sono pertanto soggetti alla normativa sulla protezione dei dati personali.

I dati aggregati e anonimizzati possono essere utilizzati per:

Miglioramento dei modelli di intelligenza artificiale
Analisi delle tendenze di utilizzo della piattaforma
Reportistica interna e sviluppo prodotto

11. Modifiche alla presente Policy

SpsProject si riserva il diritto di aggiornare la presente Data Retention Policy per adeguarla a modifiche normative o organizzative. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno informati tramite comunicazione diretta.

Ultimo aggiornamento: 24 marzo 2026